Zdjęcia z imprezy firmowej a RODO - jak zbierać je kodem QR

Znasz to uczucie tydzień po dużym firmowym evencie. Konferencja się udała, integracja zintegrowała, a Ty siedzisz i czekasz na zdjęcia. Fotograf przyśle wybór za dwa tygodnie. Reszta - te spontaniczne, najlepsze kadry - została w telefonach 200 uczestników, których nigdy nie zobaczysz. Do newslettera idzie więc jedno zdjęcie z archiwum, a post na LinkedIn czeka, aż „coś się znajdzie”. Da się inaczej.

Ten przewodnik pokazuje, jak zebrać zdjęcia z eventu firmowego za pomocą kodu QR - tak, żeby uczestnicy wrzucali je w trakcie wydarzenia, bez aplikacji i bez zakładania kont, a całość lądowała w jednym albumie (po podłączeniu Google Drive także na firmowym Dysku). Gotowa do komunikacji wewnętrznej, do mediów społecznościowych i do prezentacji „jak było u nas” na przyszły rok.

Na każdym większym wydarzeniu firmowym powstają dwa zupełnie różne zbiory zdjęć. Pierwszy to materiał od wynajętego fotografa - dopracowany, ale dostępny dopiero po czasie i zwykle ograniczony do oficjalnych ujęć. Drugi, znacznie większy, to setki zdjęć robionych przez samych uczestników: rozmowy w kuluarach, śmiech na integracji, reakcja sali na ogłoszenie wyników, zdjęcie zespołu, które nigdy by nie powstało na pozowanej sesji.

Problem w tym, że ten drugi zbiór praktycznie nigdy nie trafia do organizatora. Uczestnik robi zdjęcie dla siebie, czasem wrzuci je na swój prywatny profil i o sprawie zapomina. Prośba „prześlijcie mi, co macie” na firmowym czacie ginie po godzinie. Efekt jest zawsze ten sam - marketing i HR pracują na ułamku materiału, który faktycznie powstał.

Mechanika jest celowo banalna - i o to chodzi, bo barierą jest każda dodatkowa sekunda i każde dodatkowe kliknięcie. Cały proces to trzy kroki, a uczestnik nie musi instalować żadnej aplikacji:

Z perspektywy uczestnika nie ma nic do nauczenia. Skanuje kod aparatem telefonu, otwiera się zwykła strona, zaznacza zdjęcia, wysyła. Żadnego pobierania, żadnej rejestracji, żadnego hasła. Działa tak samo na iPhonie i na Androidzie - i właśnie dlatego wrzucają zdjęcia także ci uczestnicy, którzy na co dzień nie eksperymentują z nowymi narzędziami.

W praktyce album dla eventu zakłada jedna osoba, a korzysta z efektów cały zespół. Najczęściej trafia to do marketingu, HR albo office managera - w zależności od tego, kto odpowiada za samo wydarzenie. Warto ustalić to przed eventem, żeby konto Google Drive, na które (po połączeniu) trafia kopia zdjęć, należało do firmy, a nie do prywatnej skrzynki osoby, która akurat „się tym zajęła”.

Przy zdjęciach z eventu firmowego spotykają się trzy grupy przepisów. Dotyczą one różnych rzeczy, więc warto je rozróżniać:

W praktyce najwięcej pytań budzi wyjątek z art. 81 ust. 2 pkt 2. Ustawa nie rozstrzyga wprost, czy zamknięta impreza firmowa jest „publiczną imprezą” i kiedy uczestnik jest tylko „szczegółem całości”. Zdjęcie całej sali to inna sytuacja niż portret jednej osoby albo ujęcie kilku osób przy stole. W praktyce zależy to od okoliczności konkretnego zdjęcia, dlatego bezpieczniej jest zapytać o zgodę wtedy, gdy na zdjęciu przeznaczonym do publikacji ktoś jest wyraźnie na pierwszym planie.

Kilka rzeczy upraszcza sytuację już na poziomie organizacji:

Reguła jest ta sama, co przy automatycznym zbieraniu zdjęć z wydarzenia: im mniej uczestnik musi szukać kodu, tym więcej zdjęć dostaniesz. Na evencie firmowym masz kilka naturalnych miejsc, których nie ma na prywatnej imprezie - wykorzystaj je:

Tu zaczyna się część, dla której to wszystko ma sens. Zbiór zdjęć od uczestników to surowiec - a Ty masz go na firmowym dysku jeszcze tego samego dnia, kiedy fotograf dopiero zabiera się do selekcji. Oto, co realnie da się z tego zrobić:

Przy dużych wydarzeniach selekcja bywa zabójcza - kilka tysięcy zdjęć to nie jest coś, co przejrzysz na szybko. Tu pomagają inteligentne filtry zdjęć z eventu: AI kategoryzuje materiał automatycznie, więc do kadrów ze sceny, networkingu czy cateringu trafiasz jednym kliknięciem, zamiast przewijać całą galerię.

Album QR działa w modelu jednorazowej płatności - bez abonamentu i bez ukrytych kosztów. Dla wydarzenia firmowego wybór planu sprowadza się głównie do skali eventu i tego, czy potrzebujesz moderacji:

Jeden pakiet obsługuje i spotkanie zespołu, i konferencję - nie musisz szacować z góry, ile zdjęć się zbierze, bo liczby zdjęć nie limitujemy. Moderacja przed publikacją jest w cenie. Jeśli ważysz koszt względem efektu, pomocne bywa zestawienie darmowych i płatnych narzędzi do zbierania zdjęć.

Cała mechanika opiera się na tym samym, sprawdzonym schemacie, co kod QR do albumu ze zdjęciami na prywatnych wydarzeniach - z tą różnicą, że dysk docelowy należy do firmy, a galeria jest prywatna. Jeśli organizujesz eventy regularnie, zajrzyj też na stronę dla firm, gdzie opisujemy zastosowania B2B.

Zdjęcia z firmowego eventu nie muszą zostawać na telefonach uczestników i karcie fotografa. Jeden kod QR, minuta konfiguracji - i następnego dnia masz na firmowym dysku gotowy zbiór do newslettera, na LinkedIn i do prezentacji na przyszły rok. Materiał, za który zapłaciłeś organizując event, trafia wreszcie tam, gdzie pracuje na firmę.